La gestione di una struttura ricettiva, sia essa un piccolo b&b a gestione familiare, un rilassante agriturismo perso nella natura, un camping per chi è sempre in cerca di nuovi stimoli o un hotel nel bel mezzo di una città d’arte, è sicuramente una sfida impegnativa e costante.
Questa sfida senza dubbio regala a chi la intraprende nuovi spunti e soddisfazioni ogni giorno ma, come ogni cosa, non c’è rosa senza spine, ed è così anche per la gestione di tutte le strutture che offrono come servizio di base il pernottamento presso i loro alloggi.
I vincoli burocratici sono da sempre per i gestori una foresta intricata dove è facile perdersi, bisogna sempre stare attenti ed aggiornarsi sulle varie norme, obblighi e adempimenti che devono essere rispettati. L’attenzione deve essere costante ed è necessario un pizzico d’impegno per non incorrere in situazioni spiacevoli.
Uno dei tanti adempimenti che un gestore deve portare a termine è la comunicazione dati delle persone che alloggiano all’interno della propria struttura tramite l’invio degli stessi alla questura di competenza.
Questo adempimento nasce soprattutto da una necessità di pubblica sicurezza, per rendere semplice e tempestivo l’operato delle forze dell’ordine nel rintracciare persone scomparse o ricercate dalla legge. Pur essendo un’operazione burocratica, nasce quindi per la tutela di ognuno di noi.
Come deve essere espletato questo adempimento nello specifico?
Come disciplinato dal T.U.L.P.S. e dal D.M. 2013, i gestori di strutture ricettive devono comunicare alle questure territorialmente competenti, esclusivamente tramite il Servizio Alloggiati, le generalità delle persone alloggiate entro le 24 ore successive all’arrivo. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all’arrivo stesso.
Allo stesso tempo i gestori sono tenuti a scaricare le ricevute di invio che dovranno essere conservate per cinque anni in formato digitale (non devono essere stampate).
Questa operazione deve essere effettuata telematicamente sull’apposito Portale del Servizio Alloggiati della Polizia di Stato.
Il primo passaggio da compiere è sicuramente l’abilitazione della struttura sul portale degli alloggiati.
Da qui in poi le strade percorribili per il gestore di una qualsiasi struttura ricettiva sono due:
- la prima è di caricare direttamente sul Portale tutti i dati degli alloggiati, operazione questa che spesso si rivela lunga e macchinosa soprattutto nei periodi di maggiore affluenza.
- la seconda soluzione è quella di avvalersi dell’aiuto di un Software Gestionale che svolga questa operazione per noi.
AmicHotel vi consente di tramettere i dati degli alloggiati tramite invio manuale ed invio automatico.
Con l’invio manuale AmicHotel crea un file di export completo di tutti i dati che il gestore dovrà poi caricare all’interno del Portale. Un’operazione sicuramente semplice che consente di assolvere all’obbligo impiegando comunque pochi minuti di tempo. Adottando questa soluzione, il giorno seguente alla trasmissione, sarà necessario effettuare il download manuale delle ricevute direttamente dall’apposita area del Portale Alloggiati.
L’invio automatico è sicuramente la soluzione più completa che rende quest’operazione più semplice che mai. AmicHotel si occuperà di generare il flusso dati per l’invio telematico delle generalità degli ospiti, il gestore dovrà solo confermare la trasmissione.
Indubbiamente un enorme risparmio di tempo perché l’operazione potrà essere effettuata da qualsiasi dispositivo e non richiede l’installazione del certificato digitale.
Sarà possibile visualizzare i dati trasmessi nelle ultime 48 ore nonché effettuare la trasmissione anche più volte al giorno, AmicHotel si occuperà di trasmettere solo gli alloggiati non ancora inviati.
AmicHotel infine scaricherà le ricevute giornalmente e ne conserverà una copia di sicurezza su archivio cloud per 5 anni.